Штатное расписание является документом, которое определяет вид профессий в компании, а также количество задействованных на них людей. Этот документ имеет большое значение для каждой фирмы, поскольку в нем совмещена информация не только по ее потребностям в людях, но и об установленном фонде оплаты труда. Кадровику необходимо точно знать, как оформить штатное расписание на 2023 год по всем правилам.
Для чего необходимо штатное расписание
Под штатным расписанием понимается документ, в котором указывается полный список всех должностей организации, распределенных исходя из организационной структуры, а также количество штатных единиц, необходимых для функционирования каждой должности.
По своей сути штатное расписание представляет собой большую таблицу, в которой сделана расшифровка профессий и вознаграждений, какие выплачивают ежемесячно каждому работнику на данной должности. Вознаграждение также может быть расшифровано по своим составным частям.
Указанный документ обычно используется при планировании затрат организации на наемный персонал. Также штатное расписание может использоваться для принятия управленческих решений по организации.
Таким образом он определяет есть ли, или нет вакансии в компании. В случае, если в организации не хватает специалистов, необходимо подавать заявку в кадровые агентства либо центр занятости.
Обязательный ли это документ
Нормы трудового законодательства не устанавливают обязательные требования по наличию штатного расписания.
Но в случае, если компания планирует производить какие-либо действия с персоналом, контролируемые государством (к примеру, сокращать работников), то данный документ должен быть разработан и принят.
Необходимость составления штатного расписания может быть указана в иных внутренних нормативных документах фирмы, например, коллективном договоре.
Субъект бизнеса не может нести наказание, наложенное контролирующими органами за отсутствие документа. Однако если он составлен не правильно, то могут быть наложены санкции.
Нужно ли знакомить работника со штатным расписанием
Существует два мнения:
- Поскольку штатное расписание является внутренним локальным актом, оно требует обязательного ознакомления с ним каждого работника компании.
- Ввиду того, что данный документ не связан напрямую с трудовой деятельностью, то знакомить с ним сотрудников не обязательно. Такое мнение указано в письме Минтруда №ПГ/4653-6-1 от 15 мая 2014 года.
Кто должен его оформлять
Нормы трудового права устанавливают, что наименование профессии, по которой привлекают наемного работника, и какое указывается в трудовом соглашении с ним, должно полностью соответствовать ее написанию в штатном расписании.
Также должна соответствовать сумма зарплаты, указанная в трудовом соглашении с аналогичной цифрой из «штатки».
Несмотря на то, что закон прямо не обязывает иметь на предприятии штатное расписание, все же рекомендуется его разрабатывать всем хозяйствующим субъектам, которые привлекают к работе наемный персонал. Он должен быть, если в организации заключен хотя бы один трудовой договор, к примеру, с директором.
Предприниматели, которые работают самостоятельно, не нуждаются в этом документе. Также нет необходимости его составлять и тем ИП, кто написанием сотрудников по гражданским договорам.
На небольших предприятиях составлением документа может заниматься бухгалтер, экономист и аналогичные работники. Либо данную функцию может взять на себя сам директор.
Периодичность оформления
Как правило, штатное расписание разрабатывается в конце текущего года на будущий, либо в начале нового года, и применяется в течение всего данного периода.
Если фирма, где используется штатное расписание, небольшая, с ограниченным количеством работников, и изменение их числа и занимаемых должностей происходит редко, то штатное расписание можно принять сразу на 2-3 года вперед.
Требования к документу
Главным требованием документа, которое предъявляется к нему законодательством, является соответствие информации, отраженной в нем тому, что указывается в трудовых соглашениях с работниками.
Обычно специалисты при составлении этого внутреннего документа стараются соблюдать следующие правила:
- Штатное расписание составляется при использовании стандартной формы Т-3;
- Документ необходимо ввести в действие путем издания распорядительного акта приказ об утверждении штатного расписания;
- Документ может состоять сразу из нескольких листов. Нет необходимости их сшивать, нумеровать, ставить печать. Достаточно просто скрепить их скобой;
- Для некоторых случаев наименование профессий должно быть указано в точности так, как они обозначены в справочниках профессий. Иногда даже проставлять шифры, закрепленные за данными специальностями. Это правило распространяется на профессии, которые осуществляются во вредных либо опасных условиях;
- Печать на штатном расписании может не ставиться;
- Если изменения незначительны, то они могут вноситься в действующее штатное расписание просто путем издания распорядительного акта — приказ о внесении изменений. Если же затрагивается существенный объем информации, то лучше всего разработать и ввести в действие новое штатное расписание.
Скачать бланк и пример заполнения на 2023 год
Штатное расписание на 2023 год: оформляем по всем правилам
Когда компания разрабатывает штатное расписание, она может как использовать стандартную форму бланка Т-3, так и разработать собственный документ. Можно создать свой вариант штатного расписания на основе стандартного бланка, но так, чтобы новый документ учитывал особенности функционирования предприятия.
Сначала необходимо записать наименование субъекта, после чего проставить присвоенный код ОКПО.
Следующим шагом указывается порядковый номер документа с учетом предыдущих редакций. Рядом записывается дата, когда было составлено штатное расписание.
На следующем этапе указывается день, когда документ был введен в действие. Указанная дата может совпадать с датой составления, либо быть после нее.
В правой части необходимо указать информацию о выпущенном распоряжении директора, которым штатное расписание было введено в действие. Здесь проставляются информация о приказе, а также общее число работников по документу.
Затем следует основная таблица документа.
В графе «Структурное подразделение» необходимо заносить название отделов организации. Причем это желательно делать так же, как они проставлены в организационной структуре. В случае, если подразделениям присвоены обозначения в виде кодов, то они тоже должны быть записаны в штатном расписании. Код может состоять из буквенного либо цифрового обозначения отдела.
Если компания имеет филиалы и ведет деятельность в нескольких населенных пунктах либо регионах, то его наименование необходимо указывать рядом с обозначением отдела.
В графе «Должность» необходимо записать те должности, которые требуются для функционирования организации. При составлении штатного расписания должности необходимо записывать таким образом, чтобы после названия подразделения в данной графе шли списком имеющиеся в нем должности.
При внесении информации о должностях рекомендуется пользоваться справочником ОКПДТР. Но компании, осуществляющие коммерческую деятельность этот совет могут игнорировать и называть должности так, как им будет удобно. Муниципальные и бюджетные организации же обязаны данный справочник неукоснительно соблюдать, а также указывать класс либо разряд работника.
Для коммерческой организации разряды и классы строго обязательно в том случае, если должность входит в состав группы воздействия вредных либо опасных веществ. Этот шаг необходимо для правильного расчета и назначения таким работникам досрочного пенсионного обеспечения.
В графу «Количество штатных единиц» необходимо занести общее количество работников, которых требуется принять на эту должность.
В графе «Размер оклада» необходимо проставить сумму денежных средств, которую работник получит за выполнение своих обязанностей в течение месяца. Точно такой же показатель должен быть проставлен в трудовом соглашении с работником.
В случае, когда для работника предусмотрена сдельная оплата труда, то в эту графу необходимо записать сумму, которая получается путем перемножения тарифной ставки на выпуск продукции за один месяц.
Если работнику установлена почасовая оплата труда, то тогда необходимо в эту графу занести размер оплаты за 1 час труда. Однако далее, в графе «Примечание» необходимо указать, что это почасовая оплата, и записать реквизиты приказа, которым она определена.
Все графы, которые проставлены дальше, имеют название «Надбавки». Здесь необходимо записать все те дополнительные суммы, которые будут выплачиваться работнику на основании различных внутренних нормативных актов. Сама сумма доплат может быть записана не только фиксированной суммой, но также процентом, коэффициентом либо в ином выражении.
В графу «Всего» записывается общая сумма оплаты труда по каждой из внесенных в документ должностей. Данное значение получается после умножения количества штатных единиц по должности на установленный для них размер оклада.
При составлении штатного расписания нужно учитывать, что в поле «Примечание» может содержаться информация различная сопроводительная информация. К примеру, отметки о наличии вакансий.
Далее в акте производиться подведение итога, считается общее количество штатных единиц, сумма общего фонда зарплаты за месяц.
Заканчивается процесс составления штатного расписание подписанием данного документа руководителем и лицом, которое его разрабатывало.
Как утвердить «штатку»
Для того, чтобы штатное расписание стало действующим, необходимо его утвердить. Это можно сделать с помощью приказа об утверждении штатного расписания.
Его подготавливают специалисты и подписывает руководитель организации. Форма данного распоряжения не регламентируется. Чаще всего применяется фирменный бланк, на котором в свободном виде излагается содержание распоряжения.
В нем должны обязательно присутствовать дата, начиная с которой происходит вступление документа в силу. Эта дата может совпадать с датой приказ на утверждение, а может от нее отличаться.
Главное условие при этом, что дата приказ должна быть ранее и равна дате вступления его в силу. Запрещается производить ввод штатного расписания задним числом.
Предприятие может работать по принципу, когда сначала каждого года происходит присвоение документам новых номеров, то есть в новом году нумерация всех документов происходит с 1.
Данная ситуация удобна, когда на предприятии регулярно происходит внесение изменений в штатное расписание.
Сроки хранения
Если производится внесение изменений в штатное расписание, предыдущая версия документа сразу же становится недействующей. Однако нельзя ее уничтожить сразу же, как принят новый вариант.
Такой бланк сдается в архив, где его необходимо хранить в течение 3-х последующих лет. Такой срок обусловлен тем, что именно за этот период обычно проверяют документы контролирующие органы.
По закону, недействующие документы необходимо сохранять в течение 3-х лет. К этому правилу относятся и распоряжения, при помощи которых происходило изменение штатного расписания.
Читайте далее:
