Для того, чтобы выдать сотруднику организации денежные средства из кассы на осуществление каких-либо расчетов необходимо издать приказ о подотчетных лицах, образец которого найдете в конце статьи. Выдача под отчет наличных денежных средств осуществляется на основании регламента, прописанного в Порядке ведения кассовых операций РФ (утвержденным по решению Совета директоров Банка России №40 от 22 сентября 1993 г.).
Общие требования
Согласно этого регламента организация вправе выдавать наличные денежные средства на расходы подотчет сотруднику на следующие операции:
- Для осуществления командировочных расходов.
- На оплату представительских и хозяйственно-операционных расходов, а также на приобретение ГСМ.
- Для проведения геологоразведочных партий и экспедиций.
- На расходы уполномоченных организаций и предприятий.
- На осуществление хозяйственных расходов отдельных обособленных предприятий (филиалов), находящихся не в районе деятельности головного предприятия, у которых отсутствует самостоятельный баланс.
Для осуществления вышеуказанных операций необходимо, чтобы руководитель издал приказ, в котором определил следующее:
- Размеры выдаваемых сумм и их целевое назначение.
- Сроки, на которые можно выдавать деньги подотчетным лицам.
- Перечень лиц, которым разрешается выдавать подотчет наличные денежные средства организации.
Само по себе понятие подотчет, предполагает, что сотрудник получивший деньги по расходному кассовому ордеру должен отчитаться по факту использования выданных ему средств, в том числе по целевому их использованию. Отчет производится в течение 3 рабочих дней, считая с момента истечения срока, на который были выданы деньги. Для командированных сотрудников датой начала отчета будет являться день возвращения из командировки.
Для того, чтобы отчитаться перед организацией по факту осуществленных расходов подотчетные лица должны предоставить в бухгалтерию авансовый отчет.
