Как написать объяснительную записку

0 2 618 3 минут читают

В случае, когда сотрудник компании допускает дисциплинарные нарушения или не выполняет определенные предписания и правила, руководство может потребовать с него объяснительную записку. В таком документе подчиненный излагает обстоятельства и причины нарушений.

Содержание

1 Цели и применение объяснительной записки
2 Как писать объяснительную
3 Нюансы
4 Образцы объяснительных записок

Цели и применение объяснительной записки

Как правило, объяснительная записка составляется в случаях прогулов или опозданий на работу, однако существуют и другие ситуации, для разъяснения которых такой документ необходимо.

Это могут быть задержки производственных процессов, невыполнение поставленных задач или сбои в рабочем графике определенного подразделения (в этом случае объяснение требуют с начальника такого отдела).

В любом случае, этот документ является официальным и в большинстве ситуаций подшивается к другим внутренним бумагам предприятия. В большинстве организаций сотрудники могут использовать установленный внутренними правилами образец объяснительной, так как документ должен быть составлен по определенной форме.

Это делается не столько для соблюдения формальностей, сколько для придания записке определенного статуса, в результате чего ее можно официально использовать при судебных разбирательствах и во время рассмотрения представителями других организаций.

Например, опоздавший на работу сотрудник может написать объяснительную, и если причина уважительная – приложить соответствующие документальные подтверждения. Например, ДТП или какое-то другое форс-мажорное событие, которое может быть документально подтверждено компетентными органами.

Руководство в свою очередь может наказать сотрудника несмотря на наличие документов, подтверждающих уважительную причину. Это является противозаконным действием, и если сотрудник решит оспаривать решение начальства в судебном порядке – такой документ будет работать в пользу несправедливо наказанного человека.

Но некоторые виды таких документов (в частности, объяснительная в школу от родителей) не обязательно должна содержать подтверждение факта прогула или опоздания, так как в этом случае ответственность не настолько серьезная.

Перед тем, как писать объяснительную, необходимо разобраться со всеми тонкостями ее оформления и составления. Также необходимо помнить, что начальство не всегда может требовать такой документ от сотрудника: например, если человек впервые допускает небольшое нарушение в виде курения в неположенном месте на территории организации – можно обойтись и устным предупреждением.

А вот в следующих случаях такая записка будет уместной:

если работник без причины опоздал;
если зафиксирован факт прогула;
при появлении на рабочем месте в состоянии опьянения;
в случаях невыполнения или частичного выполнения обязанностей, а также при совершении действий, которые можно расценить как саботаж и вредительство;
при подтвержденном факте кражи имущества организации.

В некоторых из этих ситуаций сотрудника можно привлечь к материальной и уголовной ответственности, и для того, чтобы суд принял объяснительную, ее необходимо правильно оформить.

Как писать объяснительную

[us_single_image image=»5035″ size=»medium» align=»right» animate=»fade» animate_delay=»» onclick=»lightbox»]Когда составляется объяснительная записка, образец этого документа желательно иметь под рукой, чтобы не допустить ошибок и правильно соблюсти структуру, включающую несколько элементов:

Шапка с указанием должности, фамилии и инициалов адресата.
Заголовок документа (в данном случае – «Объяснительная записка»).
Дата написания документа и присвоенный ей номер внутреннего учета, который ставится ответственным лицом (эти данные указываются в левой части листа после заголовка).
Текст записки, начинается словам «Касательно», «По поводу» или «О», после которых указывается обстоятельство, послужившее причиной составления документа, далее идет непосредственно описание ситуации.

Записка заканчивается фамилией и инициалами составителя и его подписью.

Нюансы

Так как писать объяснительную на работе может быть необходимо в самых разных ситуациях, каждый сотрудник должен помнить, что составление этого документа сразу же по требованию начальства и тем более в его присутствии заставить его не могут. По закону человек может и вовсе отказаться писать объяснение, но для того. Чтобы свести последствия своего проступка к минимуму, лучше от этого не отказываться.

На составление записки сотруднику дается двое суток с момента, когда нарушение было зафиксировано. Этого достаточно, чтобы правильно и точно описать ситуацию и изучить пример объяснительной записки от другого сотрудника во избежание ошибок.

Часто в таком документе человек уменьшает свою вину, умалчивая о каких-то фактах или пытаясь соврать. Если нарушение серьезное и существует вероятность того, что документу «дадут ход», таких нечестных приемов следует избегать, так как впоследствии эти моменты могут быть раскрыты или опровергнуты.

Важно понимать, что такая бумага является косвенной защитой, так как сотрудник демонстрирует признание своей вины и готов понести наказание. Более того – объяснительная не обязательно является негативным документом. Если к нему приложить подтверждение того факта, что нарушение и проступок произошли не по вине составителя и избежать таких проблем было невозможно, записка может даже спасти человека от наказания и от увольнения.