Каждый работник, у которого есть оформленное трудовое соглашение, наделен правом каждый год уходить в отпуск. Для того, чтобы установить очередность, в которой отдыхают разные сотрудники, на предприятии составляется специальный документ. Необходимо помнить, что график отпусков на 2019 год надо составлять по новым правилам. Рассмотрим, как составить, заполнить и утвердить документ.
Содержание
Назначение графика отпусков
Такой документ должен быть разработан в организации по нескольким причинам. Нужно помнить, что иметь в компании этот график требует действующее законодательство. Кроме этого, требуется правильно определить время отдыха ключевых работников для того, чтобы из-за их отсутствия не было остановки производства.
Как правило, оформлением графика занимается кадровый специалист. Он спрашивает о желаемых периодах отпусков у руководителей подразделений, а те, в свою очередь, у своих подчиненных. Последние должны указать периоды, в которые они хотели бы пойти в отпуск в будущем году.
В случае, когда компания большая, и в ней трудится множество работников, то составлением графика можно начинать заниматься с мой осени.
В графике необходимо указать всех оформленных работников, в том числе и весь административный персонал.
По закону, льготные категории работников имеют право приоритетного выбора периода отдыха. Для того, чтобы воспользоваться данной привилегией, необходимо заранее предоставить копию подтверждающих документов.
В графике необходимо указать все виды отпусков, которые могут быть предоставлены работникам:
- Основные периоды отдыха;
- Дополнительные отпуска;
- Периоды отдыха, которые были не использованы в предыдущие годы и перенесены на этот.
Несмотря на разгоревшиеся споры, отпуска, которые не были использованы в предыдущие годы, не сгорают. Однако данное положение вещей не совсем выгодно для работодателя.
Если сотрудник несколько лет подряд не был в отпуске, то он может уйти сразу на продолжительный период времени, и фирме придется потратиться на солидную выплату отпускных.
Обязательный ли это документ
В ТК указано, что компании любой формы собственности, а также предприниматели, у которых есть наемные работники, обязаны составить в установленный срок график отпусков. Если это требование не соблюдать, то на субъект бизнеса будет наложен штраф согласно КОАП.
График могут не подготавливать предприниматели, которые работают одни без работников, а также физические лица, выступающие работодателями.
Сроки оформления и на какой период
По закону, каждый субъект бизнеса, который имеет наемных работников, обязан оформить и утвердить график отпусков не позднее, чем за 2 недели до завершения текущего года.
Таким образом, крайней датой всегда будет являться 17 декабря. В случае, если в компании работает большое количество сотрудников, то начинать оформление графика желательно еще осенью.
Если установленные законом сроки нарушаются, то субъект бизнеса может ь привлечен к административной ответственности.
Изменения в 2024 году
С 2019 года при составлении графика отпусков необходимо учитывать одно нововведение — в число работников, которые имеют приоритетное право в выборе периода отдыха, вошли многодетные отцы и матери (3 ребенка и больше) возрастом до 12 лет.
Все остальные правила оформления графика, которые действовали ранее, необходимо использовать и в этом году.
Скачать бланк формы Т-7 на 2024 год
Скачать бланк графика отпусков по форме Т-7, word.
Образец заполнения графика отпусков по форме Т-7
Рассмотрим процедуру оформления нового графика отпусков.
Сначала в бланк необходимо внести полное либо сокращенное наименование компании, либо ФИО предпринимателя. Справа расположена графа, куда необходимо записать код статистики ОКПО.
В компании может функционировать профсоюзный орган. В этом случае необходимо получить его письменное мнение и отразить его в графах, какие располагаются в левой части бланка.
Затем необходимо записать номер графика и дату, когда его составили. Рядом находится графа, где указывается год, на какой график был составлен.
После составления график должен утвердить руководитель компании либо предприниматель. Для этого в специальных графах в правой части бланка проставляются должность, ФИО, а также дата, в которую происходит утверждение.
График отпусков выглядит как большая таблица, в которую построчно записывается информация об отпуске каждого работника. Оформление таблицы происходит таким образом, чтобы сначала указывалось название подразделения, а после этого — шел перечень должностей, которые входят в данное подразделение.
В графе 1 записывается название подразделения.
В графу 2 заносится наименование должности, как она указана в штатном расписании.
В графах 3 и 4 отражается ФИО сотрудника, а также его номер по табелю.
В графе 5 отражается количество дней отпуска, которые предоставляются работнику в этом году.
В графу 6 необходимо занести дату, когда работник захотел уйти на отдых. В следующую графу 7 записывается день, когда он фактически отправился в отпуск.
Если происходит перенос периода отдыха на иную дату, то в графу 8 требуется занести реквизиты приказа, которым был зафиксирован данный перенос. При этом в графе 9 необходимо проставить новую дату начала отдыха.
Графа 10 является свободной. В ней можно делать различные отметки, к примеру был ли отпуск перенесен, либо работника пришлось отозвать из отпуска.
Полностью оформленный график необходимо подписать руководителю кадрового отдела.
Как утвердить
Утверждение графика, по которому работнику предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск, предполагает соблюдение следующей процедуры:
- Разработка и составление отделом кадров по согласованию с работниками компании графика отпусков. Включается как основной отпуск, так и дополнительный.
- Подготовленный график отпуска нужно отправить на согласование профсоюзному органу, если он есть. К графику прикладывается сопроводительное письмо.
- Профсоюз должен рассмотреть поступивший к нему график и после этого внести мотивированное решение.
- При получении отрицательного решения по графику, проводятся с профсоюзным органом переговоры по согласованию данного плана.
- После рассмотрения графика профсоюзом, его необходимо утвердить в срок до 17 декабря, то есть за две недели до начала нового года. Для ввода может использоваться приказ об утверждении графика либо проставление грифа утверждения. Оформление приказа является предпочтительным способом, так в этом документе можно предусмотреть обозначение ответственных должностных лиц. Этот документ также издается не позже, чем за две недели до конца года.
В каком случае вносятся изменения в график
Утвержденный на год график отпусков может быть изменен. Однако, эта мера должна носить исключительный характер, так как законодательство требует, чтобы этот норматив соблюдали обе стороны трудовых отношений.
Согласно нормам законодательства график, по которому работникам предоставляется, может изменяться как по инициативе сотрудников фирмы, так и ее руководства.
Перенос инициированный работодателем часто связан с необходимостью отправить в отпуск новых работников, которые поступили в компанию в текущем году. Нужно обязательно составить приказ о внесении изменений в график.
Законодательством предусмотрены случаи, когда необходимо перенести отпуск:
- Если у работника наступает период нетрудоспособности.
- В случае когда сотрудник участвует в выполнении гражданской обязанности, и нормы право предусматривают необходимость освобождения его от работы.
Также работодатель должен перенести отпуск работнику, если он изъявит такое желание при условии, что руководство в установленные сроки (две недели) не проинформировало данного гражданина о начале его отпуска по графику.
