Командировка с 8 августа 2015 года, новые изменения в перечень необходимых документов
С начала 2015 года претерпел изменению перечень необходимых документов для оформления командировки, с 8 августа 2015 года были внесены новые коррективы. Так ранее были отменены командировочные удостоверения, необходимые для подтверждения факта командировки сотрудника, вместо них начали применять проездные документы. Но при этом возникали некоторые вопросы. Так с 8 августа подтверждать поездку будут и другие документы, к примеру, счет из гостиницы, даже если проездные билеты были утеряны (согласно Постановления Правительства РФ №771 от 29 июля 2015 года). Рассмотрим нововведения.
Содержание
Приказ о командировке
Для того, чтобы отправить работника в командировку необходимо решение работодателя. Такое решение можно оформить на основании приказа руководителя, в котором указывается срок деловой поездки сотрудника. Для издания приказа можно воспользоваться унифицированной формой Т-9, хотя при желании можно доработать данный бланк: поменять название, убрать лишнюю информацию, а также дополнить иными важными для вас сведениями.
Так, например, цель деловой поездки можно описать более подробно, а не ограничиться общими фразами типа «Направлен для посещения организации…». И хотя служебное задание составлять больше не требуется, то на случай проверки письменное обоснование командировки вам пригодится.
Проездные документы
Начиная с 8 января 2015 года в соответствии с нововведениями, было отменено обязательное применение командировочного удостоверения и служебного задания в результате срок командировки в настоящее время определяют на основании проездных документов. Что, если эти документы были утеряны?
Документы на проживание
Если по какой-то случайности сотрудник потерял проездные документы, то для списания расходов на проезд их необходимо восстановить, тем не менее, если билеты отсутствуют можно списать другие командировочные расходы. Так можно списать расходы на проживание, если сотрудник предъявил гостиничные документы (или иные подтверждающие документы). Основанием для подтверждения срока командировки будут являться документы из гостиницы.
Служебная записка
В соответствии с поправками от 8 августа, основанием для подтверждения срока командировки, если сотрудник ездил на личном транспорте, применялась служебная записка. Оставалось неясным, как быть, если работник ездил на служебном транспорте. Теперь, с 8 августа, в правилах четко прописано, что служебная записка подтверждает сроки командировки в случае использования служебного, личного и транспорта третьих лиц по оформленной доверенности.
Конкретного содержания служебной записки Постановление №749 не описывает, сказано лишь то, что в документе необходимо зафиксировать сроки фактической поездки. И следует помнить, что этот документ необходим именно для подтверждения сроков поездки, а не факта использования автомобиля.
На основании служебной записки можно начислить суточные сотруднику и подтвердить налоговые расходы, соответственно она должна содержать необходимые для первичного документа реквизиты (Федеральный закон №402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. ст.9, ч.2).
К первичным реквизитам относятся:
- Название организации.
- Наименование документа.
- Дата составления.
- Содержание хозяйственной операции.
- В качестве величины натурального измерения — длительность поездки (количество дней).
- Подпись сотрудника.
Авансовый отчет
По возвращении из командировки сотрудник, получивший деньги за предстоящие расходы по служебной поездке, должен предоставить в бухгалтерию авансовый отчет в течение трех рабочих дней начиная с даты возвращения (В соответствии с Положением, утвержденным постановлением Правительства №749 от 13.10.2008, п.26, а также согласно Указания Банка России №3210-У от 11 марта 2014 г.). Для подтверждения сумм, указанных в авансовом отчете сотрудник должен приложить соответствующие документы: кассовые и товарные чеки, квитанции, бланки строгой отчетности, посадочные талоны и билеты и т.д.
Журнал учета командированных работников
Согласно Постановления Правительства РФ №771 от 25.07.2015, начиная с 8 августа организация больше не требуется вести журнал для регистрации выезжающих в командировку сотрудников.
[us_separator size=»small» color=»primary» text=»Вам также может понадобиться«]
Нормы расходов и размеры суточных при заграничных командировках.
Перечень документов, которые должен предоставить сотрудник по возвращении из командировки.
