Командировка с 2015 года, как отправить сотрудника по новым правилам

Командировка является неотъемлемой частью жизнедеятельности организации. Естественно, необходимо знать, как правильно отправить сотрудника в деловую поездку по заданию организации и какие документы при этом необходимы. С 8 января 2015 года вступили в силу поправки введенные по постановлению правительства, согласно которых внесли некоторые изменения, рассмотрим их в данной статье.

Командировка в 2015 году, изменение в пакете документов

Согласно постановлению правительства, которое было принято 29.12.2014 года, под номером 1595, с 8 января 2015 года были внесены корректировки в порядок направления сотрудника в командировку. Согласно новых правил отменили обязательное применение некоторых документов.

В данный момент не требуется составление ряда документов, хотя их использование не запрещено:

• Отсутствует необходимость в постановке служебного задания
• Более не требуется выдавать командировочное удостоверение (КУ)
• Так же не требуется отчет сотрудника о произведенной работе

Осталось по-прежнему, необходимо следующее:

• Прежде чем отправить сотрудника в деловую поездку, необходимо издать приказ (распоряжение или решение)
• Также необходимо вести журнал учета командировок сотрудников, в котором записываются даты их убытия и прибытия в организацию (отменена необходимость ведения журнала с 08.08.2015)

Стоит отметить, что отсутствие такого журнала или их не заполнение могут повлечь за собой ответственность, согласно ст. 5.27, ч.1:

• Предупреждение, либо
• Штраф на должностных лиц, в размере 1-5 тыс. руб.
• На юр.лиц, в размере 30-50 тыс. руб.
• Индивидуальных предпринимателей, в размере – 1-5 тыс. руб.

Однако данный документ может проверить лишь трудовая инспекция, поскольку он относится к кадровому учету.

Обращаем ваше внимание, что с 8 августа 2015 года были внесены еще некоторые коррективы в порядок оформления командировки. Подробнее читайте в нашей статье.

Оформление приказа (решения или распоряжения)

Обязательных требований к форме приказа не предъявляется, он может быть издан по унифицированной форме Т-9, при отправлении одного сотрудника или же по форме Т-9а, если отправляется группа работников, а также можно издать свою форму приказа. Если вы будете использовать форму Т-9, то у вас возникнет вопрос о необходимости заполнения поля «основание», которое раннее заполнялось.

Данное поле можно заполнять в том случае, если вы продолжаете для себя использовать документ, по которому составлялось служебное задание, таким образом в поле «основание» можно будет внести данные о дате составления и номере такого задания.

Если же данный документ не издавали, то можно в этом поле записать данные другого документа, на основании которого сотрудник выезжает в рабочую командировку, например, если  составляется служебная записка, написанная непосредственным руководителем.

Если же никаких подобных документов не было издано, то поле «основание» можно оставить не заполненным.

Заполнение журнала регистрации командировок

В журнале учета сотрудников, которые выбывают в служебные командировки, графу, в которой указываются дата и номер командировочного удостоверения, рекомендуется не заполнять.

При прибытии в организацию командированных работников, в журнале учета, в графе, содержащей Наименование организации, которая выдала КУ, можно внести данные наименования организации, которая направила данного сотрудника в деловую поездку.

Командировочное удостоверение, использовать или нет?

Как уже сказали, с 8 января 2015 года, в результате изменений, внесенных в постановление правительства, которое было принято 13.10.2008, под номером 749, у работодателя нет обязанности оформлять служебное задание, командировочное удостоверение и составлять отчет по поводу проведенной сотрудником работы. С другой стороны запрета на ведение данных документов нет. Поэтому, при желании работодателя, он вправе их использовать для внутренних целей.

Оформление расходов, согласно статьи 252 НК, осуществляется на основании документов, которые оформлены согласно требованиям законодательства, либо иными документами, которые оформлены согласно требованиям делового документооборота, и которые могут косвенно подтверждать понесенные расходы. К ним могут относиться следующие документы: проездные билеты, изданный приказ о направлении сотрудника в командировку.

Применимость командировочного документа может быть установлена, согласно правил нормативных актов по кадровой политике (положений о командировках), так и согласно учетной политике организации. При этом возможно изменение или дополнение формы данного документа.

Подтверждение сроков командировки

При отправлении сотрудника в рабочую поездку ему причитаются суточные, для этого необходимо определить длительность этой поездки. Согласно пункта 7 положения, которое регламентирует процесс отправки сотрудников в командировки, с учетом внесенных изменений в 2015 году, указаны 2 способа, по которым можно определить сроки поездки:

• Первый, сроки исчисляются исходя из имеющихся проездных документов
• Второй способ – если поездка осуществлялась с использование личного транспорта, на основании предоставленной служебной записки

В связи с этим, сотруднику необходимо составить служебную записку, которая составляется по возращении в организацию. При этом указанные в ней даты необходимо подтвердить приложенными к документу чеками, квитанциями, путевыми листами и пр.

Определение сроков, при использовании служебного транспорта

В постановлении №749, п. 7 указана всего 2 способа, которыми сотрудник добирается до места назначения – личный транспорт и общественный. На практике может использоваться и другие способы, такие как: служебный транспорт, с помощью услуг сторонних организаций, попутный. Каким образом можно подтвердить даты командировок в таких случаях? Четких правил нет, но можно следовать ниже описанным рекомендациям.

Как и до внесения изменений, в 2015 году, основанием для того, чтобы направить сотрудника в командировку является изданный приказ руководителя организации, в котором указываются сроки поездки (дата начала и окончания), с учетом времени, которое требуется для того, чтобы добраться до место назначения и обратно. Именно этот документ в совокупности с другими подтверждающими документами можно использовать для подтверждения длительности поездки.

Служебный транспорт. Для того, чтобы определить сроки поездки, в этом случае, кроме приказа, можно составить путевой лист. Кроме него, сотрудник может в служебной записке отобразить маршрут следования с приложением к ней квитанций (чеков АЗС, гостиницы, из кафе и т.п.), полученных по пути следования или по прибытию на место.

При использовании транспортной компании можно приложить акт об оказании транспортных услуг либо иной документ, который предусмотрен договором с данной компанией, а так же составить служебную записку, так же приложив к ней необходимые подтверждающие документы.

Если используется попутный транспорт, то необходимо написать служебную записку и приложить к ней документы, которые подтверждают факт поездки.

Заполнение авансового отчета

Порядок заполнения и форма авансового отчета были утверждены по Постановлению Госкомстата №55, утвержденного 1 августа 2001 года. Но, начиная с 1 января 2013 года, данная унифицированная форма не является обязательной, в связи с этим ее можно видоизменить исходя из ваших внутренних требований организации.

Согласно Постановления Правительства №749, п.7, утвержденного 13.10.2008, подтвердить сроки проведения командировки можно на основании проездных документов, а если поездка производилась на личном транспорте, на основании служебной записки, к которой прилагаются необходимые подтверждающие документы, такие как, путевые листы, чеки, квитанции и пр.

В связи с этим при составлении авансового отчета, для того, чтобы подтвердить суточные расходы, можно ориентироваться на проездные билеты или составленную служебную записку сотрудником, в которой указана дата начала и окончания поездки.

Видео по теме

Полезная информация

Налогообложение суточных.
Нормы суточных и найма жилья при заграничных командировках.
Скачать образец положения о командировках.
Памятка — перечень документов, которые сотрудник должен привести по возвращении из командировки.

Можно ли отказаться от командировки — в каких случаях возможно согласно ТК РФ, могут ли уволить за отказ

Как выдать и вернуть командировочные

Как написать докладную записку

Личная карточка работника, образец заполнения (форма Т 2)

Доверенность на получение товара