Как отправить сотрудника в командировку: изменения в 2024 году, особенности, порядок оформления
Интересы и связи компании могут распространяться на значительную территорию, которая выходит за рамки города или региона. С целью осуществления деятельность руководство компании может направлять своих сотрудников в служебные поездки. Для финансирования и решения других организационных вопросов необходимо правильно оформить документы для командировки.
Содержание
- 1 Кого нельзя отправлять в деловую поездку
- 2 Изменения в 2024 году
- 3 Как оформить командировку сотрудника в 2024 году
- 3.1 Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку
- 3.2 Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки
- 3.3 Шаг 3. Оформление командировочного удостоверения (если положением предусмотрено)
- 3.4 Шаг 4. Составление авансового отчета
- 3.5 Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)
- 3.6 Шаг 6. Выдать компенсацию по перерасходу средств (если необходимо)
- 4 Памятка: какие документы нужны для командировки
- 5 Особенности командировки в выходной день
- 6 Можно продлить или перенести командировку?
- 7 Если сотрудник едет на личном транспорте
Кого нельзя отправлять в деловую поездку
Служебная командировка является часть исполнения работником его трудовых обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией.
Поэтому администрации нет необходимости перед направлением сотрудника в поездку запрашивать согласие на нее.
Тем не менее у некоторых категорий работников нормами права предусмотрены определенные гарантии.
Согласно им, чтобы такого работника отправить в служебную поездку нужно предварительно запросить у него согласие в письменном виде:
- Сотрудницы, имеющие малолетних детей в возрасте до трех лет. Сюда же включаются единственные родители, у которых есть ребенок до трех лет.
- Сотрудники компании, имеющие ребёнка с группой инвалидности.
- Сотрудники фирмы, признаваемые одинокими родителями, если их детям не исполнилось еще пяти лет.
- Сотрудники предприятия, которые осуществляют присмотр за больными и престарелыми родными.
- Сотрудниками, которым установлена группа инвалидности, если в командировке нарушается программа восстановления их здоровья
Также положения нормативных актов устанавливают несколько категорий сотрудников, направление в командировку которых запрещено:
- Сотрудница в положении.
- Работники, которые не достигли возраста совершеннолетия. Но если этот работник работает на творческих профессиях или спортсменом, то данный запрет на них не распространяется.
- Если сотрудник привлечен и работает в организации на основании ученического договора.
Спорная ситуация возникает с работниками при направлении их в командировку, когда у них установлено внутреннее совместительство. Прямого запрета на их направление в служебную поездку не предусматривается.
Однако вопросы возникают, как оформлять по второй профессии в компании отсутствие работника, направленного в командировку.
Нормы запрещают не оплачивать данные период по второй профессии и оформлять отпуск за свой счет. Самым оптимальным вариантом здесь является оформление дополнительного оплачиваемого отпуска.
Изменения в 2024 году
Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.
Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.
Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.
По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.
Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.
С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.
Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.
Как оформить командировку сотрудника в 2024 году
Шаг 1. Оформление распоряжения руководителя о направлении в командировку
Необходимость служебной поездки доводиться директору компании с помощью служебной записке. Изучив представленные в документе сведения, руководитель принимает решение о направлении работника в командировку.
Для этого кадровая служба подготавливает приказ на командировку, которые потом подписывается руководителем фирмы.
Могут использоваться унифицированные формы Т-9 и Т-9а, предусмотренные как раз для таких случаев. Или оформляться приказ может в свободной форме на фирменном бланке с включением в него всех необходимых реквизитов.
Если сотрудник направляется в командировку на своем личном транспорте, то данный момент необходимо отразить в приказе на командировку.
После подписания и регистрации приказа, его содержание должно быть доведено до сведения работника под роспись.
Шаг 2. Выдача средств работнику для финансирования командировки
Действующие правила устанавливают обязанность работодатель оплатить работнику все расходы на предстоящую служебную поездку (суточные, транспортные расходы, расходы на проживание и т.д.).
Поэтому на основании приказа о направлении в командировку работник или его непосредственный начальник просчитывают сумму денежных средств, которая должна быть выплачена сотруднику перед его отправлением.
Предварительный расчет командировочных расходов лучше всего также оформлять в виде служебной записки. Качестве утверждения данной суммы, руководитель проставляет свою визу.
Выдача денег может производиться либо наличными из кассы, либо путем перечисления на расчетный счет (карточку) работника.
Шаг 3. Оформление командировочного удостоверения (если положением предусмотрено)
Если внутренними нормативными актами организации предусматривается оформление командировочных удостоверений, то на основании изданного приказа кадровый работник должен выписать работнику, направляемому в служебную поездку, этот документ.
В этом бланке проставляются штампы о прибытии и выбытии работника.
В организации может предусматриваться обязанность ведения журнала учета командированных работников.
В нем отражаются личные данные работника, наименование города и название предприятия, куда направляется данный человек, дни отъезда и приезда сотрудника в командировку.
В настоящее время этот документ не является обязательным для оформления.Его могут применять компании для внутреннего документооборота.
Шаг 4. Составление авансового отчета
Как только работник возвращается из служебной поездки он должен представить в течение трех дней авансовый отчет. Для данного документа установлена форма АО-1.
Вместе с этим документом работником может составляться отчет по командировке, если данная обязанность закреплена нормами предприятия.
К авансовому отчету необходимо приложить все имеющиеся у сотрудника компании документы по командировке.
Ими могут быть:
- Документы, подтверждающие расходы на проживание работника – документы гостиницы, в которой работник останавливался, договор найма жилого помещения и т.д.
- Документы, подтверждающие проезд работника к месту командирования и обратно.
- Документы, подтверждающие расходы на транспорт – такси, метро, троллейбусы, а автобусы, электрички и т.д.
- Служебная записка с чеками для подтверждения расходов на топливо при использовании транспорта работника.
- Служебная записка на расходы, на которые работник не может представить подтверждающие документы.
- Иные подтверждающие документы, например, чеки на услуги связи и т.д.
Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они есть)
Если после возвращения из поездки у работника остались неиспользованные суммы, то ему необходимо их вернуть в течение 3-х дней с момента предоставления авансового отчета. Кассир фиксирует сдачу средств оформлением кассового ордера.
По закону, администрация имеет право взыскать эти денежные средства с работника, если он отказывается добровольно погашать долг, только в течение 1 месяца с окончания периода добровольного возврата. Если это не сделать, то получить средства можно будет только через суд.
Шаг 6. Выдать компенсацию по перерасходу средств (если необходимо)
При направлении работника в поездку его расходы планируются. Однако всегда могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, и для осуществления обязанностей потребуется больше средств, чем было выдано.
После возвращения из поездки работник производит оформление авансового отчета, к которому прикрепляет все документы. Если излишние траты были обоснованы, то перерасход денежных средств покрывается путем выдачи наличных денег из кассы либо перечислением на карту.
Для правильного принятия решения необходимо определить соответствие расходов следующим критериям:
- Расходы были произведены по неотложным причинам;
- Все расходы имеют подтверждающие документы, которые составлены верно;
- Авансовый отчет оформлен правильно.
Излишне истраченные суммы должны быть выданы работнику в течение 3-х дней с момента предоставления отчета.
Если фирма не может сразу покрыть весь долг, то нужно составить график погашения, который подписывается обеими сторонами отношений.
Памятка: какие документы нужны для командировки
Все документы можно разделить на основные, которые требуется безоговорочно оформлять для каждой поездки, и дополнительные, какие составляются по желанию. Дополнительные документы оформляются в том случае, если их использование закреплено во внутренних актах организации.
Основные документы
- Приказ на командировку — это главный документ, в котором закрепляется вся основная информация по поездке: даты, цели и т. д. Для этого может использоваться стандартный бланк Т-9, либо фирменный бланк компании;
- Авансовый отчет — при помощи этого документа работник подтвердить произведенные в поездке расходы. Для него используется стандартная форма АО-1, в которой обязательно прикрепляются подтверждающие документы.
Дополнительные документы
- Командировочное удостоверение — используется для подтверждения маршрута поездки путем проставления печатей принимающих организаций. Может на одном бланке совмещаться со служебным заданием и авансовым отчетом.
- Служебное задание — содержит указания руководства на поездку. Обычно применяется бланк формы Т-10а.
- Отчет об исполнении задания — на этом бланке работник пишет письменный отчет об исполнении полученного задания.
- Журнал учета сотрудников, которые направляются в командировки;
- Служебная записка — обычно оформляется работником для выражения просьбы о компенсации расходов, связанных с личным автомобилем.
Особенности командировки в выходной день
На практике для выполнения командировочного задания может потребоваться, чтобы работник уже с утра в понедельник приступил к его выполнению. Это значит, что выезжать в поездку ему скорее всего придется в выходной день.
Руководство должно согласовать такой шаг с работником. У него необходимо получить согласие на работы в выходной день, а также требуется зафиксировать этот шаг в приказе на командировку.
Также в приказе рекомендуется закрепить режим работы сотрудника в командировке в выходной день. Это может потребоваться для решения спорных ситуаций при расчете оплаты труда за этот период.
Например, работник выезжает в командировку в воскресенье вечером, чтобы в понедельник утром приступить к работе.
Если в приказе указать точное время начала поездки (например, с 20-00 воскресенья), то оплате будут подлежать только эти часы.
Кроме этого нельзя забывать, что по закону дни выходных необходимо оплачивать в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного выходного.
Можно продлить или перенести командировку?
В действующем законодательстве нет запрета на увеличение продолжительности уже действующей командировки. Также допускается произвести перенос срока поездки в случае, если она уже оформлена.
Тем не менее, нигде в нормативных документах не указывается, каким образом необходимо произвести данные действия.
Продление командировки должно производиться путем оформления распоряжения руководителя в произвольной форме. В нем обязательно должны быть упомянуты причины, по котором осуществляется продление, а также новые даты поездки.
Также необходимо откорректировать все оформленные по командировке документы. Нужно аккуратно зачеркнуть одной чертой старую дату и выше указать новую. Зачеркивание требуется осуществлять так, чтобы старые данные легко читались.
На ответственных работников ложиться обязанность произвести пересчет суточных исходя из нового срока поездки.
Если работник находится за пределами своего города, то денежные средства должны быть перечислены ему на карточки либо почтовым переводом.
Закон запрещает, чтобы работник покрывал какие-то расходы из своих собственных денежных средств, даже если администрация обязуется компенсировать их по возвращению.
Если необходимо произвести перенос уже оформленной поездки, то составляется приказ в произвольной форме. В нем указываются причина такого переноса и новые дни начала и завершения командировки.
В оформленных на командировку документах также необходимо исправить все даты путем аккуратного зачеркивания старой даты и указания сверху новой. При этом пересчет суточных выплат делать не нужно, поскольку длительность поездки не изменяется.
Если сотрудник едет на личном транспорте
Закон не оговаривает, каким именно способом работник должен добираться до места командировки и обратно. Очень часто на предприятии возникает ситуация, при которой сотрудник для этих целей будет использовать свой личный автомобиль.
В такой ситуации появляются несколько документов, которые необходимо будет дополнительно оформить для такой поездки:
- Допсоглашение к трудовому договору либо отдельное соглашение об использовании личного автомобиля в служебных нуждах;
- Приказ о командировке с отметкой, что работник во время служебной поездки будет использовать свой личный автомобиль;
- Путевой лист с отметкой о маршруте движения на личном автомобиле.
Оформление путевого листа является желательным (но не строго обязательным), поскольку при помощи данного документа можно будет подтвердить факт использования машины и расход топлива на поездку.
При возвращении из поездки работнику должна быть выдана компенсация, которая предусматривается в ТК РФ. Сумма выплаты определяется работодателем самостоятельно.
Читайте далее:
